担当者必見！目的に合わせた研修施設の選び方 ～施設選びから予約まで～

必要条件の整理

まずは施設選びに必要な条件の整理をします。何を重視して施設を選ぶのかしっかり決めておきましょう。施設選びをする前に最低限決めておかなければいけないことは下記になりますが、これ以外でも情報があればあるほど選びやすくなります。

• ・実施時期
  第一候補、第二候補、曜日などできる限り幅広く考えておいてください。
• ・人数
  最少人数～最大人数を明確にします。
  日によって参加人数が変わる、研修の途中で講師が増える、などできるだけ細かく確認しておきましょう。
• ・予算
  一人当たりの金額なのか、総額なのか、交通費は含まれるのかなど詳細な計画が必要です。
  かならず予備の費用を見ておきましょう。
• ・大まかな研修内容と対象者
  研修内容と対象者は必ず必要な情報です。
  これが明確になるほど施設のマッチングの精度が上がるため、研修の成功に近づくことができます。

施設選定

整理した内容を元に、施設のマッチングを行います。抽出施設が多い場合は同系統の施設ごとに選択をします。例えばスペックが同じような施設であれば、差別化ポイントが明確になるようにして最終的には3～5施設程度に絞り込みます。

空き状況の確認

ある程度絞りこめたら施設に空き状況の問い合わせをします。日程がＦＩＸでない場合は、前後の状況や比較的空いている時期なども聞いておきます。希望日に空きがない場合でも、問合せ情報は細かく施設に伝えて、先約者がキャンセルになった場合などは連絡を頂けるように依頼をします。

料金確認

ここまで条件がそろって初めて施設に見積もりを依頼します。おおよその価格はＣＯ-ＭＩＴや施設のホームページなどでも確認できますので、あまりに予算感が異なる施設は初めから問い合わせすることはありません。見積の依頼は可能な限り細かい条件まで伝えましょう。例えば夕食を懇親会にするのであれば、会場代を割引する。や、ホテルなどでは連泊時にアメニティの交換を不要にすれば宿泊代が割引になるなどのサービスもありますので具体的な利用方法を伝えることが大切です。他のホテルの検討状況なども料金交渉のネタとしては大切な情報です。先に詳細条件を伝えずに見積を依頼する方がいますが、その場合施設は一般的な価格を提示することが多く、その条件なら安くできる、といったメリットを逃してしまうことになります。

仮予約

大抵の施設は仮予約ができます。期間は施設によって異なりますが１週間程度が一般的です。仮予約期限が過ぎると正式予約かキャンセルの選択をする形になります。この時点でキャンセルしても費用は発生しませんが、一旦正式予約をするとキャンセルした場合所定のキャンセル料金がかかりますので注意が必要です。キャンセル規程は必ず表示されていますので、しっかりと確認しましょう。もし不明な場合は施設に確認をしておきましょう。もし施設の比較検討に時間を要する場合はあらかじめ施設にその旨を伝えて、仮予約期限の延長を交渉してみましょう。

精算方法の確認

正式予約をする前に必ず精算方法の確認をします。事前に申込金が必要かどうか、後日支払い対応が可能かどうか、可能な場合は支払期限はいつかなど、金銭面のトラブルは重大事になりますので、しっかりと事前に確認が必要です。ほとんどの場合、売掛をするには会社の事前登録が必要になります。社判なども必要になりますので時間がかかって今うことを頭に入れておきましょう。

下見・内覧

初めて利用する施設はできるだけ事前に下見をしておきましょう。施設までの行き方が分かりにくかったり、意外と会場が狭かったり、自分の目で確かめることで安心感も増しますし、事前にトラブルを回避することもできます。後述している「良い施設の条件」を見極めるためにも下見をすることをお勧めします。施設によっては無料の見学会や体験利用などを実施しているところもありますので、施設担当者に相談してみるのも良いかもしれません。

正式予約

全ての確認ができて、会社の決裁がとれたら施設に正式に予約をします。施設所定のフォーマットに従って申し込みをしましょう。その際に、人数等の変更はいつまで受け付けてもらえるのか、キャンセル規程等についても念のため確認しておきましょう。

まとめ

合宿研修をする場合の「施設選び～予約まで」はご覧いただいたようにやらなければならないことが多くあります。ただ、一度気に入った施設を見つけてしまえば２回目以降の利用の場合はそれほど大変ではありませんし、施設側も一度利用いただければ情報ストックができますので「前回同様」という指示が可能になります。研修の成功のために良い施設を選ぶということはとても重要ですので、ぜひお気に入りの施設を見つけていただければ嬉しいです。もし、どうしても良い施設が見つからない、手間をかけられないといった場合はCO-MITの「専門家に相談する」でお問い合わせください。