オフサイトミーティングの場所選び！日帰り・宿泊・目的に合わせた会場の選び方

オフサイトミーティングとは、「職場から離れた場所で実施する会議」のことですが、先進的な企業が多く取り入れていることから、新しい会議のスタイルとして注目されています。
オフサイトミーティングを実施するにあたって、最初に検討しなければならないのが、「どこで行うか」という場所選びです。
そこで今回は、オフサイトミーティングの目的や条件、実施方法、内容に合わせた最適な会場の選び方を紹介します。

オフサイトミーティングの会場に必要な3つの条件

オフサイトミーティングの目的は2つのパターンがあります。ひとつは、リラックスした環境で議論を活性化させること。
もうひとつは、通常の仕事から離れて缶詰状態で課題に集中することです。
これらの目的を満たすためには、3つの基本条件が求められます。

開放感・非日常感がある
オフサイトミーティングの目標である、「リラックスした環境で議論を活性化させる」「課題に集中する」ことを達成するためには、会場に開放感と非日常感があることが条件になります。
開放感があり日常業務から離れた環境で缶詰状態を作り出すことで、集中したミーティングができるわけです。

休憩や飲食ができる
「リラックスした環境で議論を活性化させる」「課題に集中する」ために、日常業務から離れた環境で缶詰状態を作り出すためには、休憩や飲食ができる設備や環境が整っている点が条件となります。

会議に必要なツールが揃っている
会議に必要なツールが揃っている点もオフサイトミーティング会場としての条件になります。
会社の会議室であれば、会議に必要なツールは揃っていますが、オフサイトミーティング会場の全てがツールを揃えているとは限りません。会場の立地場所によっては、必要なツールを調達するのが困難な場合もあります。

まず、この3つの基本条件を念頭に置いて、目的にあわせて会場を選んでいきましょう。

目的・用途に合わせた会場の選び方

オフサイトミーティングの会場には、「ホテル」「貸し会議室」「セミナーハウス」「レンタルスペース」などがありますが、施設の特徴を活かすことで会議を成功させる可能性が高まります。
ここでは、会議の目的・用途に合わせて、それぞれの施設の選び方を紹介します。

日帰りか宿泊かで選ぶ
日帰りでオフサイトミーティングを行う場合、職場の近くや都心でレンタルスペースを利用することがおすすめです。
レンタルスペースは、カフェやギャラリーのようなリラックスした雰囲気の会場が多く、近場でありながら開放感や非日常感が味わえます。
また、貸し会議室を選ぶ場合は、十分な広さがあり、窓からの眺めが良い施設がおすすめです。
一方、宿泊でオフサイトミーティングを行う場合、ホテル・旅館・ペンションなどの宿泊施設が専用プランを設けていることがあります。
都心から少し離れた場所で、温泉や海、森林浴を楽しみながら、リラックスして社員同士の交流をはかることができます。

参加者の層・人数で選ぶ
オフサイトミーティングの参加者によっても、会場の選び方が変わってきます。役員や幹部など年齢層が高めの場合は、落ち着いた雰囲気のホテルを使用するケースが多くなります。
また、参加人数に対する施設の広さにも注意が必要です。オフサイトミーティングはリラックスできる環境が重要なため、人数に対して余裕のある広さを確保できるかどうか、また休憩スペースがあるかどうかもチェックすると良いでしょう。

ミーティングの目的で選ぶ
短時間で集中してアイデアを集めるミーティングの場合、職場から近い貸し会議室がおすすめです。周囲が騒がしくないか、食事ができる店が近くにあるか、事前に確認すると良いでしょう。
新入社員研修など、社内研修を兼ねたオフサイトミーティングの場合は、設備に柔軟性があり、備品の充実したホテルやセミナーハウスが便利です。
また、インセンティブ旅行を兼ねたオフサイトミーティングの場合は、都心から距離のあるリゾート地のホテル・旅館・ペンションなどで、ゆったり滞在できるプランもあります。

まとめ

・オフサイトミーティングとは、「職場から離れた場所で実施する会議」のことで、先進的な企業が多く取り入れていることから、新しい会議のスタイルとして注目されている。

・オフサイトミーティングを実施するにあたって、最初に検討しなければならないのが、「どこで行うか」という場所選びだ。

・オフサイトミーティングの目標は、「リラックスした環境で議論を活性化させる」「課題に集中する」ことである。

・オフサイトミーティングの会場に必要な基本条件は、
「開放感・非日常感がある」「休憩や飲食ができる」「会議に必要なツールが揃っている」という3点である。

・会場には、「ホテル」「貸し会議室」「セミナーハウス」「レンタルスペース」などがあり、会議の目的・用途に合わせて、それぞれの施設を選ぶのが良い。

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