【事例アリ】オフサイトミーティングとは？メリットやルール、効果を紹介

オフサイトミーティングとは？

オフサイトミーティングとは、「株式会社スコラ・コンサルト」というコンサルティング会社が提唱した会議方法の1つで、普段の職場から離れた場所でミーティングを行うことです

通常の会議は、会社の会議室において事前に準備されたアジェンダに対し一定時間内に結論を導く流れとなり、会議中にはそれぞれの役職や分野に応じた発言が求められますよね。

一方のオフサイトミーティングは、社外のレンタルスペースなどを利用してミーティングを実施し、時間をかけてゴールに向けて話し合いを行います。ここでは役職などは一切関係ありません。個々人が感じていることをそのままに、気楽にまじめに「雑談」します。

「雑談」を重視するミーティングスタイル

オフサイトミーティングにおいてはこの「雑談」を重視します。雑談には相手と打ち解けて、本音を引き出す力があるためです。場所が変われば心も体も刺激され、雑談も盛り上がりやすくなります。メンバーの新たな一面を知るきっかけにも。

開催場所を一般的なレンタルスペースから広げて刺激を増やせば、さらに雑談が盛り上がり、オフサイトミーティングの恩恵をより受けられますよ。

オフサイトミーティングを行うメリット、効果

社内の会議室から離れた非日常的な空間で会議を行うオフサイトミーティング。いつもとは異なる環境でミーティングを実施することで、斬新なアイデアや企画が生まれやすいメリットがあります。一緒にアクティブラーニングを取り入れれば、社員やチーム内の意識改革にも。見聞、体験型ワークとセットで、よりよい成果を生み出す効果が期待できます。

また、リラックスした環境の中で会議を行うため本音で話し合え、チームビルディング向上効果も。
会社全体や他部署と合同で実施されることも多く、日頃関わりのない社員と交流できるいい機会となるのも、オフサイトミーティングを行うメリットの1つです。

ただしオフサイトミーティングは気楽な対話を通じて話し合いできる反面、話が脱線してしまい、意見がうまくまとまらない可能性があります。
また社外の会場を押さえる必要がありコストもかかる点や、オフサイトミーティングに参加する従業員のスケジュール調整が必要な点にも注意が必要です。

オフサイトミーティング基本のルールと進め方

オフサイトミーティングを成功させるためには、基本のルールを理解しておく必要があります。
一般的なオフサイトミーティングのルールは次のとおりです。

まずは、話し合う目的を明確にします。ミーティングの目的を決定し、参加者に事前に共有しておきしょう。そうすることで参加者は事前に話す内容を準備でき、オフサイトミーティングがより有意義な時間となります。

当日は進行役となる「ファシリテーター」を中心にミーティングを実施。ファシリテーターは中立的な立場で、目的から外れたときや話し合いが行き詰まっている場合に休憩をはさむなど、話し合いがスムーズに進むように調整を行います。

ミーティングが終了したら参加者にアンケートを取るなど、オフサイトミーティングに対するフィードバックを収集。このフィードバックの結果を次回に活かすことで、より有意義なオフサイトミーティング開催に繋がります。

お役立ち事例＆テーマ例一覧

ヤフー株式会社

ヤフー株式会社では、新プロジェクトの立ち上げにおける顔合わせと、IoTの新規事業のアイデア出しためにオフサイトミーティングが行われました。

当日の参加者は30人。その30人をグループに分け、お題に沿った内容を話し合いました。
ミーティング場所はキッチンスペースが付いたレンタルスペースを採用。キッチンスペースがあるので食事も取れ、社員の関係性が深まったようです。

パナソニック株式会社

パナソニック株式会社では、都内のレンタルスペースを借りてオフサイトミーティングが行われました。

オフサイトミーティングを実施した目的は、「グループのコミュニケーションの活性化」。
グループ内で勤務地がバラバラであるため、コミュニケーションが希薄化している状況にあったことから、オフサイトミーティングが取り入れられました。
また、チームビルディングの取り組みとして「料理」を参加者全員でしたようです。同じ体験を共有することで、参加者同士のパーソナルな繋がりが生まれやすい模様。
通常の真面目な会議とは異なったリラックスした空間でオフサイトミーティングを実施したことにより、チームの雰囲気が良くなったと高評価を得ています。

チームビルディングや体験向上のためにも、オフサイトミーティングを活用しよう

今回はオフサイトミーティングの基礎知識をご紹介しました。オフサイトミーティングを実施すれば、普段は思いつかないようなアイデアが生まれたり、チームワークが強化されたりするなど、さまざまな効果を感じられるでしょう。
海外ではオフサイトミーティングが一般化しつつあります。この機会にオフサイトミーティングを導入してみてはいかがでしょうか。