【研修担当として知っておくべき】合宿研修当日、研修が始まる前に準備しなければならないポイント

合宿研修の事務局チェックポイント ―当日～研修開始まで―

いよいよ合宿研修当日、研修が始まる前に事務局が準備しなければいけない事をまとめました。

研修の運営事務局は研修開始の２時間前までには会場に到着しておきましょう。

合宿研修を開催するとき、研修運営事務局は参加者より前に施設に到着するようにしておく必要があります。研修が午前スタートの場合は前泊することをお勧めいたします。
研修開始までの準備と予備時間を考慮して、遅くとも研修開始２時間前までに事務局は到着できるようにしましょう。
予約段階では研修開始時間の２時間前、遅くとも１時間前から会場の利用予約をしておくと良いでしょう。

施設に到着したらやること

まずは受付（フロント）に立ち寄って、施設の説明や担当者との挨拶など手続きをします。
施設によって会場や宿泊室に入れる時間は異なりますので、事前に確認しておきましょう。
前泊の場合は可能な限り前日に一度研修の会場を確認させてもらいましょう。

研修開始前にチェックすること

【会場の確認】
＜会場レイアウト＞
会場のレイアウトが打合せ通りになっているかどうか確認します。
プロジェクターなどを使用する場合は、実際に見ることができるのかどうか、研修受講生の気持ちになって座ってみて確認をしましょう。
意外に見落としがちなのが、時計です。会場内に時計があるかどうか、時刻は正確かどうかも確認しましょう。
複数会場を使用するときは、会場が使用できる時間を確認しましょう。

＜使用備品＞
事前に依頼した備品類が揃っているかどうかの確認をします。
・ホワイトボードのマーカーのインクは切れていないか。
・マイクの音量は適正か。
・ワイヤレスマイクなどの場合、電池切れなどの可能性はないか。
・プロジェクターなどは細かい設定が必要になりますので、もし可能であれば事前に一度接続してみることをお勧めします。
・冬場の場合、コートなどをかけるハンガーの数や、荷物を置くスペース、分別ごみ箱など。

＜照明・空調＞
・照明のスイッチの位置。
・プロジェクター使用などの際の調光の仕方。
・エアコンの操作方法。
・エアコン吹き出し口の方向確認（直接当たって寒くないかなど）。
＜ホテルフロントなどへの連絡方法＞
・館内電話の利用方法の確認をしておきます。

＜タイムスケジュール＞
・施設のスタッフの方とタイムテーブルを共有しておくと良いでしょう。
・会場利用可能時間の確認。
・延長の場合どこまで対応可能かの確認。
・休憩、食事の時間の確認。

＜荷物の確認＞
・事前に備品や資料を郵送している場合は確認をしましょう。
・発送の際にあらかじめ伝票番号を控えておけば、万が一の場合にすぐに荷物の追跡ができます。
・終了後発送する場合の手順についても確認しておきましょう。

【その他の施設の確認】
＜ＯＡコーナー＞
・コピーやプリントアウトなどのやり方、場所なども確認しましょう。

＜宿泊室＞
・有事の際に備えて、研修参加者がどの部屋に宿泊しているのか確認しておきましょう。
・チェックインの方法、受講生へのカギの受け渡し方法、最終日チェックアウトの時間も確認しましょう。
・避難経路の確認も忘れずに。

＜食事、懇親会の会場＞
・食事や懇親会はぎりぎりになるケースが良くありますので、事前に場所を確認しておきましょう。
・講師によっては、グループごとにまとまって食事したい、講師だけ別会場にして欲しいなどの要望も
ありますので、確認しておくと良いでしょう。

＜浴場、ランドリー・トイレなど＞
・大浴場やランドリーがある場合は研修受講生に案内できるように確認しておきましょう。

講師への配慮

研修講師はおおむね開始時間の１時間前には会場に到着されます。
講師が会場に来たら、再度レイアウトや備品の確認、配布資料の有無などを確認しましょう。
講師用の水やおしぼりはセットされていますか？
ピンマイクなどを使用するときは。つける位置や声の大きさによって異なる設定が必要です。

研修が始まったら

マイクや音響設備、プロジェクターの映り、会場の温度などに注意を払っておきましょう。
特に会場の温度は、誰もいないときと人が入るときと大幅に違いますので、少し涼しめに設定しておくと良いでしょう。

これは困った！良くあるトラブルと解決のヒント

講師に急遽レイアウトを変えて欲しいと言われてしまった！

研修講師が会場入りしてからレイアウトを変更してほしいということは少なくありません。
仮に島形式だったとしても、横長にするのか、縦長にするのか、グループごとの間隔など、研修を成功させるために最適なレイアウトを考えるのは当然のことです。
そんなときは慌てずに、ます自分たちでできる範囲であれば微調整してしまっても大丈夫です。
大がかりな変更が必要な場合は、施設のスタッフに連絡をしてできる限り手伝っていただきましょう。
什器や備品によっては下手に素人が動かすと故障したりけがをしたりする場合もあるので、施設のスタッフに事情を説明し。やってもらうのが良いでしょう。

マイクが混線して雑音が入る！

ワイヤレスマイクの場合、周波数帯によっては混線する可能性があります。
施設内の電波は事前に調整されているはずですので、例えば通りがかりのトラックや船などの無線の電波を拾ってしまったり、施設内に持ち込まれたポータブルマイクなどの影響の可能性もあります。
マイクが混線した場合は速やかに施設スタッフに連絡をして、無線のチャンネルを変更してもらうか、どうしてもだめな場合は有線マイクに切り替えてもらう等の措置を講じます。

プロジェクターが映らない！

講師が持ち込んだＰＣをつないでも、プロジェクターが映らなかったり、画像がはみ出したりしてしまうことが良くあります。そんなときは慌てずに、まずは原因の特定をおこないましょう。
・ＰＣの設定の問題・・パソコン上の設定でモニター出力が切り替わっていない場合があります。
・接続端子の問題・・・接続端子があっていない、ケーブルの断線などの場合があります。
・解像度の問題・・・・ＰＣ出力側の解像度とプロジェクターの解像度が合っていない場合、画像が荒かったり、枠をはみ出したりしてしまうことがあります。
・ＰＣとプロジェクターの距離・・・ＰＣ出力のデータはケーブルで減衰していきます。接続距離が長い場合は中継器（ブースター）を挟むなど特殊なセッティングが必要です。
私たちの経験上、ＰＣとプロジェクターのトラブルは非常に多く、うまくいかないと研修自体に支障をきたしてしまうところでもありますので特に注意が必要です。
できれば当日使用する機材そのもので事前にチェックをしておくことをお勧めいたします。

会場の温度にムラがある！

大きな会場の場合は、座る場所によって極端に寒かったり、暑かったりと部屋の温度にムラがある場合があります。
気が利いた施設であれば貸し出し用のサーキュレーターやひざ掛けなどの用意がある場合もあります。仕方ないと思わずに施設スタッフに相談してみましょう。

受講生で体調不良者がでた！

研修は日常とは違う環境ですので、体調不良者も出やすくなります。
おかしいなと感じたらできるだけ早めに薬を飲ませたり、近くの医者に行くことを進めましょう。
咳などをしている人が居たら、マスクをしてもらい感染予防に努めてください。
長期の研修であれば、緊急時のための医務室や休憩室などを別個用意しておくと良いでしょう。
事前近隣の病院を確認しておくことも忘れずに。

研修が時間通りに終わらない！

ついつい熱くなってしまって研修が時間通りに終わらない、なんてことは多くあります。
そのため、会場の予約時間は長めに取っておくのはもちろん、事前に当日延長は最大何時まで可能か確認をしておきましょう。
会場の利用時間を講師にも伝えておくことを忘れずに。