参考にしたい!コロナ禍で合宿研修を開催する際の施設選びのポイント

2021.2.10

参考にしたい!コロナ禍で合宿研修を開催する際の施設選びのポイント
昨年から続いている新型コロナの影響で研修をオンラインに切り替えている企業も多いと思いますが、オンラインではなかなか成果が見えず、合宿型研修を再開するという企業も増えてきています。
コロナ禍で合宿研修を開催するために、どのような点に注意して施設を選べばよいのか、また合宿研修をする際の準備など、お客様の声や事例からまとめました。

いくつ当てはまる?コロナ禍で研修をする施設を選ぶ際のチェックリスト

研修を行う施設を決める前、実施後の確認はできていますか?
本記事ではポイントや準備について紹介していますが、まずはご自身の企業でどこまで出来ているか実際にチェックしてみましょう。

対施設







対参加者





以上です。いくつ当てはまりましたでしょうか?
なるべく多くリスクを減らし、安心できる研修ができるよう心がけましょう。

それではここから、施設選びのポイントとして“施設を決める前に確認するポイント”と“合宿研修を開催するための準備”を具体的にご紹介していきます。

施設選びのポイント

施設の感染症対策状況の確認

換気状況
今日ではほとんどの施設が会場の換気状況を把握しています。解放できる窓があれば一番良いですが、窓が無くても換気システムがどの程度のものであるか、確認しておくと良いでしょう。

施設の清掃、消毒などの状況
ほとんどの施設ではこまめな清掃や消毒を徹底していますが、念のためその頻度などを把握しておきましょう。場合によっては休憩時間に合わせてトイレやドアノブなど消毒してもらうなどの相談をしてみるのも良いかもしれません。

施設入館時の検温、消毒などの状況
ホテルや研修所に入館する際のチェック方法などを確認しておきましょう。自動検温システムが設置されている施設なども増えてきています。

感染症予防マニュアル、緊急時の対応マニュアルの確認
ほとんどの施設は感染症予防の対応をまとめたマニュアルや緊急時の対応マニュアルなどを用意しています。予約をする前に取り寄せて不備がないか確認をしましょう。

施設の感染症対策状況はホームページで公開していたり、独自の資料を作成しています。
事前に閲覧して、施設選択の基準にしましょう。
不明な点は遠慮なく問い合わせてください。問い合わせに対しての返答や対応なども、安心して利用できる施設かどうかの判断目安となる場合があります。

会場レイアウトの確認

会場の収容人数は最大収容数で表示されている場合があります。
実際の人数に対して広めの会場かどうか、ひとりひとりの間隔は十分かなどの確認をしましょう。

レイアウト例
・机は1名掛け
・可能な限り机と机の間隔をとり、前後左右の間隔をあける。
・島形式の場合は互い違いに座る、アクリルパネルを卓上に設置する。
・講師(演者)と受講生の間隔は2m以上開ける。
・マイクは可能な限り一人1本(質問などで回す場合は消毒を行う)。

感染予防・飛沫予防備品の確認

・消毒液(受付用)
・アルコールウェットティッシュ
・マスク(予備)
・体温計(予備)
などは研修備品として多めに準備しておきましょう。
必要な場合は飛沫予防備品の手配を行います。
・アクリルパネル(受付用、卓上用、発表者用)
・フェイスガード(講師用、発表者用、受講生用)

上記備品は施設によっては販売やレンタルをしてくれますので、必要であれば問い合わせてください。

キャンセル規定の確認

感染状況は日に日に変化します。正式な予約をする前に施設のキャンセル規定をしっかりとチェックして、研修開催判断の目安にします。
キャンセル料の考え方は施設によって様々ですが、状況によっては柔軟に対応してくれる施設もありますので事前に確認をしておくことで不要な費用発生を防ぐこともできます。

合宿研修を開催するための準備

研修開催の社内手続き

研修ガイドラインの作成
社内の感染症対策のガイドラインがないと、研修担当者の判断となるため、研修担当者の負担が大きくなる、また対応が後手になるなどの可能性があります。あらかじめ社内研修を開催する際のガイドラインを作成し、責任者の承認をとっておくことが重要です。

※新型コロナ感染症予防 研修開催ガイドライン サンプル
例)●●株式会社 集合研修の開催時のガイドライン
集合研修を開催する場合、以下の基準を守ること
(研修主催者)
・1クラス50名以上の研修は開催しない
・研修の会場は定員の50%以下の人数で利用する
・ビュッフェ形式での懇親会は実施しない
・対面で食事をすることは避ける
・グループディスカッションの際は部屋を分けるなどできる限り配慮する
・休憩時に必ず会場の換気を行う
・会場入り口に消毒液を設置する
・体調不良者は研修を受けさせない
・緊急時の対応マニュアルを作成する
・宿泊を伴う場合は1名1室とする
・無理な参加者を避けるため、代替日程やリモート受講などの選択肢を用意する 
(受講者)
・マスク着用を義務付ける
・平熱+1度の熱がある場合、体調に違和感がある場合は受講しない
・研修開始時に検温+健康チェックを行う
・研修施設からの外出はしない
・できるだけリスクの少ない移動手段を選ぶ

施設の感染症予防策のエビデンスの提出
利用する施設の感染症防止策や緊急時の対応マニュアルを事前に会社に提出し、確認をしておくと良いでしょう。

受講生への案内、事前準備

参加者の健康チェックの実施(研修前・研修後)
研修参加者には参加2週間前からの健康チェック票を配布し、毎日記入をしてもらいます。
新型コロナに限らず、体調不良の症状がある場合は参加できない旨を事前にしっかりと連絡しておきます。
また、研修開催後も2週間ほどは健康チェックを行い、万が一感染症の症状が出た場合はすみやかに研修事務局にも連絡をするように案内を徹底します。

研修催行条件の事前案内
研修自体が開催中止になる場合の条件を受講生に事前に案内しておきます。
例えば、「緊急事態宣言の項目に該当する場合は中止」「研修開催は〇日前に判断」など受講生に混乱が無いように事前に取り決めして案内します。

欠席の際の代替案の提示
受講生の心理として、無理をしても研修に参加しなくてはならないという感情になるのは当然です。リスク管理のためにも研修を欠席した場合でも代替手段がある、体調不良者はオンラインで参加できるなどの代替案を用意しておく必要があります。

  

緊急時の対応の確認

体調不良者が出た場合の対応確認
研修開催期間中に体調不良者出た場合の対応を事前に確認しておきます。
利用施設の近隣の病院や所轄の保健所、連絡方法などを施設のスタッフに確認しておく必要があります。現在はほとんどの施設が対応マニュアルを準備しておりますので、事前に取り寄せておくのも良いでしょう。
また、社内の報告手順も研修開催前に確認しておきましょう。更に必要な場合は社外への発表手順なども確認しておくと安心です。

オンライン併用のハイブリット型研修の準備

研修欠席の際の代替案としてだけでなく、時間や距離的な都合で研修に参加できない方などのためにも実際の研修をリアルタイムでオンライン配信したり、録画して後日配信するといったハイブリット形式が主流になりつつあります。
多くの研修施設がオンライン配信の設備や機材を揃えていますので、オンライン配信の準備をしておくのも良いでしょう。

まとめ

コロナ禍において合宿研修を行うということは、感染リスクを伴うということは事実です。
しかし、合宿研修ではオンラインでは得られない成果や効果があり、開催要望が高くなっていることも一方で事実です。
実際にコロナ禍でも合宿研修を開催された会社では、「リアルでなければ効果が無かった」「リアルコミュニケーションの価値を再認識できた」などの声を多くいただいています。
しっかりと感染対策をし、リスクを減らすことで安心して研修が開催でき、参加もできる。
まさにそこが研修担当者様の腕の見せ所ではないでしょうか。

※コロナ禍の合宿研修の施設選びでお困りごとがありましたら、CO-MIT専門家相談に問合せ下さい。
※本文は利用者の声や事例をまとめたものであり、感染予防策については医学的な根拠があるものではございません。

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