【サンプルあり】経営合宿に向けたアジェンダ作成のポイント

経営合宿におけるアジェンダの必要性

経営合宿においてアジェンダは必ずしも用意すべきものではありませんが、作っておくことで得られる利点もいくつかあります。

重要課題の議論し忘れを予防する

経営合宿の開催目的が明確に決まっている場合は、アジェンダを用意しておくことで、議題の検討し忘れを防止できます。参加者の中に「どうしても経営合宿の場で話したいことがある」「検討したいことがある」といった考えを持っている人がいるのであれば、アジェンダは有効と言えるでしょう。

優先順位をつけることができる

経営合宿では経営会議と比べて時間的な余裕があるため、議論が白熱しやすい傾向にあります。たとえば3つの検討事項を用意したものの、議論が白熱したせいで、とくに重要な検討事項を話し合う時間があまり取れなかったといった可能性も出てきます。
アジェンダで検討事項を明確にしておくことで、参加者全員で「この事項を集中的に話し合う必要がありそうだから、ここは長い時間を取ろう」など時間配分の共通認識を持たせることができるでしょう。

一般的に経営合宿を行う目的は「役員陣でのコミュニケーション促進」や「経営方針に対する本音レベルでのすり合わせ」あたりかと思われます。本音レベルでのコミュニケーションには、ゴルフなどのアクティビティや飲みの場が使われることも多いでしょう。この場合、アジェンダは必要ありません。
あまりアジェンダに固執せず、大画面モニターやホワイトボードなど、目的に合わせて必要なツールを準備するよう心がけましょう。

アジェンダづくりのポイント

もし作る場合でも、盛り込む内容は通常の会議におけるアジェンダと同じです。すなわち5W1Hです。
誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように、をアジェンダに書き込みます。

「誰が」を書く

アジェンダには経営合宿の参加者を記載します。また、検討事項について誰が問題提起をするのか、主に誰が回答するのかも書いてもよいでしょう。
さらに、司会担当者や記録担当者も書いておいてください。

「いつ」を書く

どの検討事項をどのタイミングで話し合うのかを決めておき、それをアジェンダに書いておきます。

「どこで」を書く

せっかく会社を出て外に出るので、すべての打ち合わせをホテルの会議室で開くのはもったいないでしょう。
たとえばその土地のグルメを食べさせてくれるレストランでランチミーティングを開くこともできます。
打ち合わせ場所や会議場所の選定は、経営合宿担当者の腕の見せどころといえますね。

「何を」を書く

アジェンダで最も重要な項目は、もちろんこの「何を」です。
いくつか話し合いたい議題があれば、この「何を」が時間配分を決めるカギになるため、具体的に記載しましょう。

「なぜ」を書く

経営合宿担当者が参加予定者にヒアリングするときは、なぜその経営課題を経営合宿で討議したいのか、その理由も尋ねておきます。

「どのように」を書く

アジェンダには、どのように議論を進めるのも書いておいてください。

経営合宿用アジェンダ例（サンプル）

経営合宿用アジェンダの様式はシンプルでかまいません。サンプルとして以下のものを提案します。

あくまで必要性に応じて、アジェンダを用意するかどうか考えよう

経営合宿の場合、朝から晩まで会議室にこもって議論ということはないかと思うため、アジェンダが必要になる場面は少ないでしょう。通常の会議のように「何らかの明確かつゴールに持っていきたい議題がいくつかある」などの場合において準備しておくくらいの考え方で良いかと思われます。

おそらく経営合宿のメインは役員同士のコミュニケーション促進になってくると思います。そこを起点にアジェンダを用意するのか、もしくは他のツールを準備するのか考えましょう。たとえば「経営方針や将来展望に関して役員同士に本音ベースでやりとりしてほしい」ことが目的であれば、ゴルフなどのアクティビティを導入したり、ブレストを促進する場や時間を作ったりする方が重要です。

重要なのはアジェンダを準備することでなく、経営合宿の目的に合わせ、何が必要かを取捨選択すること。もし自社の開催目的にアジェンダを準備しておいた方が良さそうであれば、ぜひ記事内でご紹介した5W1Hを参考に作成してみてください。