ワーケーションを実施するときに必要なモノコト&事前準備のポイント

2022.7.27

ワーケーションを実施するときに必要なモノコト&事前準備のポイント
ワーケーション導入にあたっては、どう制度構築するかや体制の確立、実施目的の設定など検討すべき項目がたくさんありますが、同時に「現地で使う物」なども事前に準備しておく必要があります。
今回は東京の会社が熱海で1週間のワーケーションを実施するという設定で、どのような準備が必要なのか、また、どのような点に注意しなければならないのかについて詳しく解説します。

ワーケーションに必要な物&費用

ワーケーションで必要になる物は、主に以下となります。

ワーケーションに必要な物

ワークデスク&ワークチェア
ノートパソコン&周辺機器
ホワイトボード
プロジェクター
スマートフォン(社用、私用)
Wi-Fi
バッテリー、充電機器類
電源タップ
イヤフォン
事務備品(文具、名刺など)
宿泊グッズ(着替えなど)

これらの中でワークデスク&チェア、Wi-Fi、電源タップ、ホワイトボードやプロジェクターは企業側もしくは施設側で貸出しているところも多いため、実質社員が準備すべき物はかなり少ないと言えそうです。おそらくノートパソコン+宿泊グッズあたりのシンプルな持ち物で事足りるパターンがほとんどでしょう。
またワーケーション導入にあたり、社用スマートフォンは必要になってくるかと思われます。導入時に、合わせて配布しておけると良さそうです。

ワーケーションで発生する費用項目

物と合わせて、ワーケーションで必要になる費用も確認しておきましょう。

旅費交通費
宿泊費
交際費
通信費
雑費(消耗品費)

仮に東京〜熱海で1週間のワーケーションとなると、交通費はそこまで大きくかからないでしょう。しかし人気の観光地なため、季節によっては宿泊費をある程度見ておいたほうが良いかもしれません。交通費や宿泊費は同じエリア、施設でも季節やタイミングによって大きく変動しやすいです。
また1週間実施するとなると、想定していないような出費も出てくるでしょう。どこまでを雑費として経費計上するか、事前にしっかり決めておけるとベストです。

下記ではワーケーションの費用に関してさらに深く解説しております。ぜひご参考ください。

ワーケーションにあたって会社が準備しておくべきこと

ワーケーション実施にあたっては、参加者だけで準備できない物もさまざまあります。では、会社側で事前にどのようなモノコトを準備しておけると良いのでしょうか。

会社側が準備しておくべきモノ&コト

作業環境の整備
ネット環境確認
労働時間管理体制の構築

最近はワークスペースを用意しているホテルや施設も増えてきましたが、まだまだ多いとはいえません。とくに旅館となるとさらに少ないでしょう。
ホテルの部屋に備え付けのテーブルや椅子で長時間のパソコン作業は大変ですから、ワークチェアを準備するなど作業環境の整備がマストです。
実際一から準備するのは大変ですから、施設選定時に、必要な作業環境や備品を置いているかを確認してみてください。

また、長時間電話をする場所も必要になるでしょう。たとえばホテルと掛け合って、会議室や宴会場などを確保するのもひとつの方法です。

インターネット環境も必須。もし光回線が通っていても、またホテルにWi-Fiがあっても、念のため対応エリアの広いポケットWi-Fiなどを用意しておくといいでしょう。

ほかワーケーションでは労働時間を計測しにくくなるので、時間管理のルールを決めておく必要があります。特に残業の定義と残業時間の計測方法は参加者に伝えられるようにしておいてください。事前に「何をもって残業とみなすのか」と「残業時間をどう測るのか」を決めておくとよいでしょう。

勤怠管理がしやすくなるシステムやツールの導入もおすすめです。『KING OF TIME』や『ジョブカン勤怠管理』『ジンジャー勤怠』など、リモートワークの普及から勤怠管理ツールもたくさん出ています。社員の勤務状況が一括で管理、可視化しやくすなり便利ですから、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

ワーケーション事前準備の注意点

今までの内容を踏まえ、ワーケーションの事前準備においてとくに優先して注意しておきたいことを以下にご紹介します。

「電波環境」を調べておく

業務に支障が生じますから、電波環境は徹底して確認なり準備をしておきましょう。とくに自然豊かな場所でワーケーションを行う際に注意です。できれば現地視察をし、電波環境を確認できるとベストです。会社側でポケットWi-Fiを用意する場合は、きちんと現地が対応エリア内か、通信スピードは問題ないかを調べておきましょう。

まずは電波環境が既に整っている場所に限定し、ワーケーションが社内に浸透して実施する社員が増えてきたら、エリアを広げて会社側でポケットWi-Fiを準備する、といったステップを踏むのも良いでしょう。
電波環境の事前準備は大切ですが、まずはハードルの低い方からうまく電波環境の準備効率をはかれるとベストです。

スムーズな業務のためのツール導入と使い方の周知

ワーケーションを行うにあたって、業務のデジタル化は欠かせません。リモートであらゆる業務や管理が事足りるような準備が必要です。

基本リモートワークを導入している会社であればこのあたりはスムーズかと思いますが、いつものリモートワークともまた違った取り組みになるため、あらゆる可能性やトラブルを考えておくべきでしょう。
たとえばチームでワーケーションを行う場合、ツールの通信データ容量に対して準備しておいた電波環境では速度が遅すぎる、なんて可能性も出てきます。単純に必要なツールや環境を用意するだけでなく、現地でスムーズに動かせるのかも確認できると良いでしょう。

ワーケーション、備えあれば憂いなし

全国さまざまな地にて泊まりながら仕事をするワーケーションは、リモートやテレワークとまた勝手が違う部分も出てきます。ほかに費用面での準備も欠かせません。とくに必要な設備、備品については、実施後のトラブル防止のためにも事前にしっかりリストアップし、用意しておくようにしましょう。

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