ワーケーション制度とは?導入までの6ステップ&運用の注意点をチェック

2022.5.30

ワーケーション制度とは?導入までの6ステップ&運用の注意点をチェック
ワーケーションはイベント性があり、生産性向上の側面も期待できる注目のワークスタイル。柔軟で刺激的な働き方は企画出しやブレインストーミング、チームビルディングなどさまざまな形で社内、事業活性化に貢献するでしょう。
一方、バケーションとワークの境目が曖昧になることから、とくに費用対効果を気にする担当者も多いのではないでしょうか。費用に見合った効果を享受するには、綿密な事前準備や運用体制の構築が重要。
この記事では、ワーケーション制度の設計フローから管理運用を担う担当者が注意したいこと、具体的な運用方法について解説します。

制度導入までの6つのステップ

ワーケーション導入には、ある程度の費用が必要になるだけでなく、綿密な制度内容の作成が必要です。労力も費用もかかりますから、段階を踏みステップ・バイ・ステップで導入していったほうがよいでしょう。

ステップ1:社内に周知する

社内でワーケーション制度を導入することが決まったら、管理運用担当者はまず、全従業員にワーケーションがどのようなものなのか説明しましょう。
担当者が各職場に出向いて小さな説明会を開いてみてもよいと思います。従業員の要望を聞ければそれを制度に反映させることができるからです。

ステップ2:試験運用する

社内周知が終わったら、試験運用します。社内で希望者を募って、実際にワーケーション先で仕事をしてもらいます。実施後、管理運用担当者は参加者にヒアリングをし、よい点と悪い点を洗い出します。ヒアリングをもとに内容をブラッシュアップしながら、自社の社員にとってやりやすいワーケーション制度を作り上げていきましょう。
試験運用の際は人数を絞った小規模を意識しつつ、さまざまな役職や部署でメンバーを募れると、多角的な意見やアイデアを集めやすくなります。

ステップ3:参加者を増やす

試験運用が順調に進んだら、参加者を増やして本番に近い形で進めてみます。
ワーケーションの管理運用業務の内容は、4、5人レベルと10、20人レベルでは全然違ってくるはずです。4、5人レベルではうまく回っていても、10、20人レベルでは不具合が生じるかもしれないので、さまざまなパターンを想定しながら細かな点を点検していきましょう。

ステップ4:中間的な検証を行う

本番に近いワーケーションを終えたら、中間的な検証を行います。ワーケーションの成否は生産性や参加者の満足度、コストやハンドリングなどで決まります。
コストや手間に見合った生産性の向上や参加者の満足感が達成できているかどうかのチェックポイントを設け、最終チェックをしていきましょう。

ステップ5:本格導入する

中間検証の結果、ワーケーションを実施するメリットが明確になれば本格導入します。
試験運用をしていても、ほとんどの参加者は初めてのワーケーションになるはずなので、本角度乳後も管理運用担当者はきめ細かく参加者たちをケアしていくことになります。

ステップ6:検証しながら継続して制度を磨いていく

ワーケーション制度を一過性のブームで終わらせず、制度を社内に浸透させるためには、定期的な検証が欠かせません。従業員がワーケーションを活用できているかどうか、アンケートなどを導入し毎回チェックしましょう。
また仕事へのプラス効果についても定点観測が必須です。管理運用担当者は各部署の管理職などに「業務がスムーズに進んでいるか」「業績や生産性はどうか」あたりを定期的にヒアリングしましょう。
問題点があれば改善し、経営者も管理職も従業員も「いい気持ち」になる制度にしていきます。

制度導入における注意点

ワーケーションを社内制度して定着させるには、主に次の点に注意してください。

●リフレッシュとワークのバランス
●コストと手間の数値化
●経営者や管理職の理解
●目的の明確化

1つずつみていきます。

リフレッシュと仕事のバランス

ワーケーションにおけるリフレッシュ性と仕事のバランスは、鶏が先か卵が先か、と似ているところがあります。リフレッシュ目的に寄り過ぎると生産性に関わりますし、生産性ばかりを追求しているとリフレッシュやストレス緩和の面で参加者がワーケーションの利点を感じづらくなるでしょう。
どちらに力点を置くかは企業によって異なりますが、従業員の多くが「また参加したい」と思えるワーケーション制度にする必要があります。

コストと手間の数値化

ワーケーションの管理運用担当者は、事前の準備や運用中のケア、終了後の検証など「やること」がたくさんあります。そしてワーケーションにはお金がかかります。
コストと手間は数値化して、経営者などの決裁者に報告したほうがよいでしょう。

経営者や管理職の理解

社内制度としてワーケーションを定着させるには、従業員だけでなく経営者や管理職が「自社に利点のある良い制度」と理解してもらう必要があります。それには定量的な成果や結果を提示できるとよいです。またワーケーションは数値で表せない参加者の頭や心の変化も重要。ですからマインド面などの定性的な成果も経営者や管理職が認識できるような取り組みが必要です。

目的の明確化

経営者や管理職が「自社の発展に寄与する良い制度」と理解してもらえるよう、企業と従業員双方への利点が見えるような制度導入の目的を具体的に明示しましょう。

たとえばCSR活動やSDGs目的で導入すれば企業イメージアップが図れ、さらに優秀な人材確保、定着に繋がります。多様な働き方は企業イメージに大きく寄与しますし、他企業との差別化にもなるでしょう。「積極的に働き方改革に取り組んでいる、社会意識の強い先進的企業」と求職者にアピールできます。

ワークライフバランスの促進を目的にするのもよいでしょう。ワーケーションのような高いリフレッシュ効果が見込める働き方で仕事へのストレスを軽減させれば、社員のエンゲージメント向上に繋がり、事業アイデアなどのイノベーション創出をより可能にします。

また地域との関係性構築によるBCP対策の観点からも、ワーケーションは注目されています。ワーケーションをとおし地方に拠点を作っておくことで、災害などによる業務停止リスクを軽減させられるでしょう。これは会社を守ることと同時に、従業員を守ることにも繋がります。社員を守るための取り組みは、帰属意識の向上にも寄与しますよ。

導入後、運用時の注意点

ワーケーション制度は「導入して終わり」にはなりません。導入後は業務効率の一環など仕事上必要な制度として定着するよう舵取りをしていく必要があります。
制度定着を図るにはさまざまな点を注視すべきですが、まずは、

●ワーケーション先の選定
●ワーケーション先で行う業務の選定

などを意識してみましょう。

ワーケーションでは訪問先選びが大切です。観光地、景勝地、リゾート地、自然のなか、あえて都会、といったように滞在先にはバリエーションを持たせましょう。あらゆる社員がその時の目的などよって場所選択できるよう設計するとベストです。
ワーケーション先で行う仕事の選定にも工夫が必要で、パソコン作業やネット会議システムを使った業務ばかりでは、わざわざ観光地に出向く意義が薄くなってしまいます。
合宿形式にしたり、研修を採り入れたり、訪問先の地域と交流したりして、イベントとしての新味を保ってください。

ワーケーション導入時に役立つサポート制度

地方自治体のなかには、企業のワーケーション導入を後押しする補助金などを用意しているところもあります。都会の企業の従業員が地方にワーケーションに来てくれれば、それだけで街おこしになるので、地方自治体としては補助金を出してでもワーケーションを誘致したいわけです。

たとえば福島県では「テレワーク施設等整備補助金」という制度を設けています。
圏外の企業の従業員が、福島県内でサテライトオフィスを開設する場合、施設の改修費や備品の購入費などが補助されます。
補助額の上限は500万円で、補助率は3/4です。

ほかに補助金や助成金といったお金は出していないものの、滞在先を紹介してくれたり、体験施設を案内してくれたりといったサポートをしてくれる市町村もあります。
「最初のワーケーションはどこで開催しようか」と悩んだら、サポートがある市町村の中から選んでもよいかもしれません。

下記でも具体的なワーケーション導入事例をご紹介しております。導入検討や制度構築などで参考になる情報をまとめていますので、ぜひご覧ください。

定着に繋がるよう、準備段階からこだわろう

ワーケーションは新しい働き方であり新しい福利厚生の姿でもあります。企業、従業員双方にとって利点の多い制度ですが、制度設計するときは費用対効果や生産性について検討する必要があります。さらに、従業員が参加したくなるコンテンツにしていかなければ社内定着は難しいです。しっかり準備しステップ・バイ・ステップで進めることが、社内浸透への近道でしょう。

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