【保存版】合宿研修の事前準備は大丈夫？当日を迎えるまでに事務局が準備すべきポイント

施設予約内容の確認

研修プログラムが決まったら、現状の施設予約状況と照らし合わせをして問題がないかどうか確認をします。
人数変更や使用会場の変更など大幅な変更がある場合は随時施設に連絡をします。
少なくとも2週間前までにはプログラムや参加人数などをFIXする必要があります。

＜絶対に確認しなければいけないこと＞
１）日時
絶対にあってはいけないことですが、現実意外と起こってしまうのが予約日の間違いです。
日程を間違うと取り返しのつかないことになってしまいますので、施設を予約する際は口頭だけでなく、必ず予約確認書を受け取るようにしましょう。
良くあるケースとして曜日と日にちのズレによる間違いがあります。
ミスを防ぐためにも日にちと曜日は必ず併せて確認をするようにしましょう。

２）会場
会場の大きさ、収容人数、予約時間を確認しましょう。
参加人数が同じでもレイアウトや使用備品によっては必要な会場の広さは大きく変わります。
研修内容が決まったら、実際に使用するレイアウトが実現可能かどうか、しっかりと確認をしましょう。

３）宿泊数
宿泊人数だけでなく部屋タイプ、喫煙禁煙など予約している内容を再度確認します。

４）食事
食事の有無だけでなく時間と内容も確認をします。
懇親会などがある場合は着席か立食か、料理の内容は問題ないか、など詳細な確認が必要です。

＜最終変更はいつまで？＞
施設によって最終変更の締め切り日が異なります。事前に何をいつまで対応してもらえるか確認をしておく必要があります。
一般的には1週間～3日前が最終変更締切ですが、施設によっては前日まで対応してくれることもありますので、もし直前の変更が発生したらダメもとで相談してみてください。

受講生への案内の発信

＜受講案内発信のタイミングは？＞
遅くとも２週間前までには研修参加者に対して受講案内を発信します。
申し込みから間隔が空いている場合は、参加者が研修を失念している場合や、急遽予定が入って参加できない可能性もあります。
施設側も２週間前であれば比較的柔軟に対応してくれますので、このタイミングでの確認は必須です。

＜受講案内の内容は？＞
研修を受講する方にむけて、案内をつくるときに記載したほうが良い項目をいくつか挙げていますので参考にしてください。

１）日時
研修受講案内には集合時間はもちろんですが、研修の開始時間もしっかりと明記しましょう。
日にちだけでなく、曜日もしっかり記入することで勘違いを防ぐこともできます。
終了後帰りの交通を考えるのに、終了時刻も明記しましょう。

２）開催場所
住所・施設名は確実に記載しましょう。
地図は載せているが、住所が漏れてしまっているケースも多く見受けられます。
住所は正確に、最寄り駅や最寄り駅からの所要時間など、できる限り詳しく載せてあげると親切ですね。

３）地図、案内図
研修会場の地図は必ず載せましょう。
できればGoogleやYahooマップでなく、研修施設が用意している地図を載せると良いでしょう。
研修施設が作っている地図は、多くのお客様からの意見を反映しているので、わかりやすく、目印や拡大図なども載せてあります。
研修の開催場所が決まったら、会場に案内用の地図が欲しいと連絡をしてみてください。
ホームページなどにはない地図ももらえるかもしれません。
最近はGoogleやYahooマップへのリンクするQRコードを記載することも多くあります。
参加者がスマートフォンで調べて来場する際に、文字入力をしなくて済むので大変便利です。

（注）QRコードを乗せる際は、確実にチェックを！
フリーアプリなどでQRコード自体は簡単に作成できますが、作成後必ずチェックをしましょう。
できればテスト送信して、スマートフォンなどで実際に確認しましょう。
以外と「リンクが間違っている」「PCで開いてもスマートフォンでは開かない」などのトラブルも多くあります。

４）連絡先電話番号、メールアドレス
連絡先は複数記載するとよいでしょう。
電話番号だけだと、電車内など連絡ができない場合があります。
主催者や運営事務局の連絡先、施設の連絡先は必ず記載しましょう。
対応可能時間も記載しておくと良いかもしれません。
当日の緊急対応に備えて、事務局様が携帯する電話番号を載せると良いですが、公開したくない場合はメールアドレスを記載し、特に当日はこまめにメールチェックをしてください。
できれば受講中の参加者以外の方からの問い合わせ（ご家族など）先も記載すると良いと思います。

５）服装
服装の指定があれば、できる限り具体的に記載してください。
以外と困ってしまうのが、平服でお越しください。という案内ですよね。
ビジネスシーンの場合、ジーンズやサンダルで来る人はいないと思いますが、最近はオフィスでもカジュアルが普通ですので、かなり個性的なスタイルで来る人がいるかもしれません。
かといってスーツでは研修の雰囲気が固くなってしまう場合がありますので、オフィスカジュアル程度が良いでしょう。
講師によってはこだわりがある場合がありますので、事前にしっかりと打合せをしてください。

６）持ち物・事前課題
筆記具や研修で使用するもの、事前課題がある場合は提出期限や提出先、提出方法なども記載します。

７）開催を中止する場合の告知方法
地震、台風その他の理由で研修開催を中止する場合の判断基準、その場合の告知方法などを記載しておくとさらに親切です。

８）宿泊先
宿泊先が会議室と別の施設の場合は宿泊先の記載も忘れずに。
会議室と同様に住所や地図などを記載してください。

９）プログラム
開始終了時刻はもちろん、開場や受付開始時間も記載するとよいでしょう。
アジェンダもできる限り細かく記載すると参加者も安心です。

１０）食事
食事がついているのか、食事休憩は何時かなど。仕事で連絡可能な時間が気になりますよね。

＜受講生の気持ちで考えましょう＞
研修を成功させるために、参加者が集中できる環境を作ることは事務局としてとても大切だと思います。
案内が不十分だと、参加者は研修前にストレスを感じてしまったり、ネガティブな気持ちでスタートしてしまうことも考えられます。
そのようなことの無いように、案内も細心の注意を払う必要があります。
ここで挙げた項目をすべて記載する必要はありませんが、参加者の気持ちになって必要な情報を的確に案内したいものです。

事務局備品の準備

研修の事務局として常時準備をしておくと大変便利なもの（備品）をまとめていますので参考にしてください。

・「ガムテープ」
　　研修資材を梱包したりする際に必要です。
・「養生テープ」
　　電源コードに足がかからないようにする際やちょっとした掲示物などにも使えます。
　　多めに準備すると良いでしょう。
・「ホチキス」
　　研修会場では「資料が足りない！」なんてこともあります。ホチキスがあればその場ですぐに対応できます。
・「プラスチックのかご（A4サイズ）」
　　アンケートの回収、お菓子入れ、などちょっとしたことに大活躍です。
　　100円ショップで売っているもので十分。10個程度あると便利です。
・「ホワイトボードマーカー太・極太」
　　マーカー自体はあっても太・極太が用意されている施設は多くありません。
　　講師によってはこだわりがある方もいますし、大人数の研修の場合は特に必要です。
・「はさみ又はカッター」
　　突然の名札、席札作成やダンボール箱の開梱等にあると便利です。
・「マグネット」
　　施設の常備数だけでは足りない時や予想以上に掲示物が多い場合、予備があると重宝します。
・「クリップ、クリアファイル」
　　書類や資料の預かりや種類別に分別する時など便利です。
・「サインペンと付箋」
　　グループ別に仕分けしたり、ちょっとしたメモの代わりや伝言にも使えます。
・「予備の電池」
　　単四などは施設に予備が無い場合があります、万一に備えて。
・「ポリ袋」
　　ゴミはもちろん、濡らしたくない物や資料資材のカバー代わりに。
・「延長コード」
　　1本あるだけで、心強い。施設のものと区別するのに必ずシールなどで社名を書いておきましょう。
・「宅配便伝票」
　　あらかじめ送付先が印字されているものや、着払い伝票などあると大変便利です。
・「A3・A4のコピー用紙とマジック」
　　注意事項や各種案内を掲示する時に重宝します。

これらの備品はもちろんすべて必要というわけではありません。
自社の研修の特徴に合わせて、備品として用意しておくと良いでしょう。
コンテナボックスのようなものに入れて、研修開催の時はそのまま発送できるようにしておくと良いとでしょう。

まとめ

今回、挙げさせていただいた事務局の事前準備はあくまで一般的なものです。
全てやらなければいけない、準備しなければいけないということではありませんが、ぜひ参考にしていただいて、研修を成功に導いて欲しいものです。
「備えあれば憂いなし」です。