社員研修・社員合宿に必要な資料の作り方 案内メールから研修テキスト・レポート作成のコツ

2020.6.29

社員研修の運用に欠かせないのが、各種資料づくりです。参加者全員にとってわかりやすい資料を作ることで、研修そのものの成果が上がることも期待できます。
まず、準備段階では、研修内容を告知するメールの文書づくりから始まることが多いでしょう。
また、研修本番で使用するテキストや、研修後にレポート作成が必要なケースもあります。
今回は、社員研修・社員合宿の資料づくりのポイントと、各資料の作成方法を紹介します。

すべての研修資料に共通するポイント

研修資料は、さまざまな立場にある全ての社員にとって、見やすくわかりやすい内容であることが前提となります。
研修資料を作成する際におさえておくべき基本のポイントを紹介します。

簡潔に書く
一文が長かったり、冗長な表現が多かったりする文章は、読み手にストレスを与え、内容が頭に入りにくくなります。
伝えたいテーマとポイントを整理し、その情報に詳しくない人が読んでもわかるように、簡潔な文書を心がけることが大切です。

全体像を伝える
特に、たくさんの情報を伝える場合、読み手が早い段階で「資料の全体像」をつかめるようにすることが大切です。
メールであれば、文書の全体像が伝わる件名や導入文にすること、研修テキストであれば、タイトルや目次が重要になります。

重要な点を目立たせる
研修参加者は、忙しい業務の合間にメールに目を通したり、研修当日にテキストを初めて見るなど、資料をしっかり読み込む時間がないことも考えられます。
文書を隅から隅まできちんと読めない場合でも、重要な点は漏れなく伝わるように、文字の強調や図解などで強調する必要があります。

研修案内メールの作り方

まずは、社員研修・社員合宿の案内メールについて、基本の書き方と伝わりやすいコツを紹介します。

件名を分かりやすく
件名は、ひとめ見ただけで本文の内容が伝わることが大切です。
また、出欠などの返信が必要なこと、重要なお知らせであることを件名で強調することにより、読み手がメールを確認する動機づけになります。
下記に件名例を2つ紹介しましょう。

<件名例>

【要返信】新入社員研修のご案内

【重要】社員合宿参加者のご確認

冒頭で趣旨を伝える
社内メールの場合、「社員各位」「〇〇部各位」「新入社員各位」などの宛名に続き、「お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。」の挨拶文を添えます。
挨拶文に続く本文では、まず冒頭で社員研修・社員合宿の趣旨を明記することが大切です。
下記に宛名+挨拶文+本文の例を紹介しましょう。

<宛名+挨拶文+本文の例>

新入社員各位

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

この度、新入社員向けビジネスマナー研修を行います。
〇〇〇〇社から、〇〇様を講師としてお招きし、ビジネスマナーの根底にある考え方と実践的な研修をご指導いただきます。

詳細を箇条書きにする
研修案内メールの中で最も重要なポイントは、研修の開催日時・場所・研修内容・準備するものの情報です。
メールを見返した場合も、すぐに情報がつかめるように、研修の詳細は箇条書きで明確に伝える必要があります。
下記に研修の詳細例を紹介します。

<研修の詳細例>

日時:○月○日(○)〜○月○日(○)
会場:
住所:
研修内容:
準備物:

研修テキスト・マニュアルの作り方

研修そのものの内容を大きく左右するのが、
研修テキストです。分かりやすいテキストは、参加者の理解を深めるだけでなく、研修が終わった後も振り返りや復習を促すことが可能です。
ここでは、研修テキストの基本の作り方を紹介します。

(1)対象者を明確にする
研修を受ける対象者が誰なのか、新人なのか管理職なのか、対象者を明確にする必要があります。
例えば、新入社員研修の資料では、社員のルールや共通認識を持たない人々が対象となるため、社外の第三者に説明をするような丁寧な説明が求められます。

(2)目標と流れを決める
研修を何のために行うのか、研修の目標を明確にします。目標を設定することで、研修がどのような流れになるか、どのくらいの時間がかかるか、イメージがしやすくなります。
流れを「目次」として書き出していきます。

(3)細部を組み立てる
資料の目次に沿って、細部を組み立てていきます。あえてすべての情報を盛り込まず、研修テキストに掲載する情報を取捨選択することも大切です。
実際に講師となる担当者と資料作成者が異なる場合、講師となる担当者に内容をチェックしてもらう必要があります。

研修報告書・レポートの作り方

研修の終了後、研修担当者が社内全体にレポートを発信する機会もあることでしょう。
ここでは、研修の意義を伝え、今後の活動に生かすための基本的なレポート作成方法を紹介します。

(1)目標を振り返る
研修を何のために行ったのか、研修後のどのような成果を期待したのか、当初の目標を振り返り、明記します。

(2)結果を振り返る
目的・目標に対して、実際に研修を行ってどのような成果があったのか、研修の結果を振り返り、明記します。
ここでは、参加社員の声や社内アンケートなど、検証手段の提示が必要になります。

(3)今後の行動計画を立てる
目標と結果を照らし合わせ、そのギャップを分析します。
ギャップが生じた問題を明らかにすることによって、次回の研修の改善点を明示します。

まとめ

社員研修の運用に欠かせないのが、各種資料づくりであり、参加者にとってわかりやすい資料を作ることで、研修そのものの成果が上がることが期待できます。
重点をしっかり伝えて、社員研修の意義を高めることが、資料作成の目的です。
各資料の作成後には、きちんと推敲することも大切です。ポイントをおさえて、クオリティの高い資料づくりを目指しましょう。

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