4月新年度から取り組んでいきたい業務改善・生産性向上のポイント

会議時間の短縮で、全員の仕事時間を増やしつつ、意思決定は従来以上にスピードアップ

月1回、大切な会議があり、月1回くらいなら、と半日や終日実施しているケースも多々あります。確かに重要な会議。ただし、ご支援先にお話を聞いてみると実施すること自体が仕事になっているケースもあります。

となりますので、1回あたりの会議で数十万円、というケースもあろうかと。。

そこで改善策として取り組まれているのが、1回あたりの時間を短くしつつも事前に会議の資料を目に通しておく、事前に共有できる内容（現状報告、進捗状況等）は前日までに社内発信しておく。会議ではポイントを絞った議論に集中し、意思決定をバンバン行っていく。ダラダラ検討しても時間の無駄。検討するのは事前にできること、と割り切って、会議では賛成反対の決議を中心に、といったイメージです。言うのは簡単ですが、なかなかできないのが会議の時間短縮ですね。月1回を2ヶ月に1回の開催にする方法もありかもしれません。もしくは3ヶ月に2回も。

あるいは、会議のために会議室に集合するからいつも通り長くなってしまうケースもあろうかと思いますので、コロナの状況が改善したとしてもWEBで会議を行うことにより、サクサク会議を進めていく、あるいは無駄な雑談を行わないようにする。皆様もよくご存知の40分無料WEBシステムを使い、40分間で会議を行うようにする、のもありかもしれません。決して40分を更新しないようにしましょう。各自、WEB会議をする場所がないといった場合は、ワーケーション的に、ホテルや施設を日中だけお借りするのも良いかもしれません。
私も先日、昼の2時間だけ施設をお借りし、そちらで会議を開催。会議後に訪問する先の近くの施設を選択していましたので、会議後も時間にゆとりを持って移動できました。

完璧を求めない。求められる成果の合格点を目指す

仕事を早く完了させることができる人の特徴の1つとして、1つの仕事に対してこだわりが強すぎないことがあげられると思います。確かに、求められる成果以上に仕上げることは素晴らしいことです。しかしながら、求められる成果をはるかに超える品質の仕事を行うために、かかる時間が膨大になってしまい、結果として対応することができる仕事量が減ってしまい生産性が上がらない、ということが起きてしまいます。求められる成果品質の最低限を目標として設定し、限られた時間でどう仕上げていくか、を考えることが重要ではないでしょうか。
そのためには仕事の依頼を受けた方とのコミュニケーションが大事で、その中で最低限の合格点について合意しておくことができるかがポイントだと感じます。

マルチタスクをしない。1つ1つ確実に取り組んでいくこと

生産性を上げる方法として、意外にもマルチタスク（同時進行）を一切しないことがあげられます。

一般的に「仕事ができる人」「生産性が高い人」をイメージすると、マルチタスク（同時進行）であり、かつスピードもある人というイメージがあげられるのではないでしょうか。元来、人間は一度に複数の仕事を行うこと、つまりマルチタスクをあまり得意としていません。1つの作業にかかる時間が短くなってしまうと、作業を切り替えるたびに集中力が途切れてしまい、結果的に注意力が散漫となりミスを起こしてしまう、または集中力が持たないために、予想以上の時間を費やしてしまうということが起きてしまいます。1つの作業に何時間も、何日もずっとやり続ける必要はないですが、ある程度の時間は1つの作業に集中する、いわゆるシングルタスクの状態で仕事を行うことで、結果的に全体の作業にかかる時間短縮につながっていると考えられます。

あれもこれもやらないと生産性が、と思うあまり、どれも手がつけられない、気持ち的に焦る等、マルチタスクが苦手な方もいらっしゃると思います。その場合は1つずつをスピードアップさせることに注力した方が結果的に効果がある、という考え方です。

必要最低限の雑談タイム

仕事が早い人の性格として、同僚や上司との会話を必要以上には行わない、という傾向もあげられます。仕事中の過剰な私語は慎むべきかと思います。しかし、張り詰められた状況で、就業時間中ずっと集中し続けることができる人は少数派ではないでしょうか。
また、業務以外の話題を雑談として共有し、コミュニケーションが十分に取れれば、仕事に対するモチベーションアップにもつながり、結果的に良い影響を職場全体にもたらします。モチベーションが上がれば、当然仕事に取り組む意識、意欲も高まり自然と業務効率も上がります。
そこで、ランチタイムの休憩以外にも小休憩を入れている事例があり、なかなか好評なようです。午前中は皆仕事に集中。雑談は無し。仕事に関する報連相はOK。12:00-13:00はランチタイム。その後、15:00に休憩の合図となる音楽を流し、15:10まで皆さん手をとめて雑談タイムとします。そこでは自由にお話OK。会社が用意しているお菓子と飲み物で緊張を緩和、といった具合です。

雑談する時間を決めることにより、それ以外の仕事時間中に無駄な話に付き合わされることもなく、この企業様においては、各自体感レベルではあるものの、生産性は上がっているようです。結構おしゃべり好きな方に捕まって、仕事時間を奪われていた方が多かったのかもしれませんね。

参考：音楽とパフォーマンスの関係性

昨今では、音楽を聴きながら仕事をする人も多いのではないでしょうか。アメリカの大学研究チームの調査により、単純作業を行う時には音楽を聴きながら仕事をすることで、ほぼ同じパフォーマンスを発揮しつつ、複雑な作業になると、音楽を聴くことによりパフォーマンスがかなり低下する、という研究結果が出たと発表されたようです。単純な作業を行う時には、音楽を聴きながら仕事をしてみて、気分良く取り組むというのも良いかもしれません。
また、これから暖かくなり過ごしやすい季節になりますので、自然の中で単純な作業を行い、鳥の声や自然が繰り出す心地の良いサウンドを聴きながら良いパフォーマンスを出す、ということを目指してもいいかもしれませんね。

そのためにも、常日頃、都会から離れた近場で自然の中にある仕事ができそうな施設を調べておき、がっつり集中して取り組みたい時にすぐ使えるよう、情報収集しておくことも大事かと思います。

下村 勝光(しもむら かつみつ)

MIRACREATION株式会社 取締役。社会保険労務士法人MIRACREATION 代表社員。
仕事を通じて「笑いと驚き」を提供したい！をコンセプトに、北浜にある大阪証券取引所ビル8Fを本拠地としつつ、日々テレワーク中。
「難しいことをおもしろくして」をモットーに、現場に即した具体的なアドバイスを受けられると経営者から人気を博しております。
生まれは茨城県、育ちは大阪。趣味はフルマラソンで何とか3時間28分台を目指しております。