オフサイトミーティングを成功させるために必要な準備とアジェンダとは?

オフサイトミーティングとは？会議との違い

オフサイトミーティングとは、職場から離れて普段の環境とは違った環境で行うミーティングのことを指します。

企業風土改革のコンサルティングなどを手掛ける、株式会社スコラ・コンサルタント（以下、スコラ・コンサルタント）が提唱した会議手法であり、近年は企業の活性化を図る手法として注目されています。
オフサイトミーティングは、スコラ・コンサルタントの登録商標となっており、同社が提案するミーティングのコンセプトは

「気楽にまじめな話をする」です。

その言葉の通り、通常のオフィスで実施されるミーティングとは異なり、リラックスできる場所で普段よりフラットでオープンな雰囲気を作り出し、企業の重要な意思決定やクリエイティブなアイデア出しを行うことが目的です。
オフサイトミーティングのメリットには以下の3つがあります。

・クリエイティブなアイデアやフラットな意見が出やすい
・チームや組織の活性化に役立つ
・話し合いに集中しやすくなる

一方で、会場代や移動費、参加メンバーの人件費などの通常のミーティングではかからないコストがデメリットとしてあげられます。

オフサイトミーティング成功のための事前準備

オフサイトミーティングを成功させるためにはしっかりとした準備が必要です。
事前準備には次にあげる6つのプロセスがあり、プロセスを踏んでいくことで、成功する精度が高まります。

（１）目的とゴールを明確にする
オフサイトミーティングはリラックスした雰囲気の中で実施されますので、楽しい話し合いで終わってしまわないためにも、目的とゴールはしっかりと明確化しましょう。

（２）予算を決める
社外の施設を使用する際には会場費や移動費の費用がかかります。また、1日かけて実施する場合は食事の手配が必要になります。決められた予算内で収まるのか、収まらない場合は、オフサイトミーティングの必要性を会社にアピールして、予算を取る計画を立てましょう。

（３）参加者と開催日時、役割分担を決める
参加者と開催日時を決めます。参加人数は5～10人がおすすめです。
5人以下は多様性に欠け、10人以上では意見の集約が困難になります。また、当日の進行を行うファシリテーターを決め、事前打ち合わせを行います。

（４）会場と食事の予約をする
決められた予算をもとに会場を予約します。
リラックスした雰囲気が求められるオフサイトミーティングにとって会場は非常に重要です。

（５）備品を調達する
会場に用意されていない備品を調達します。
たとえば、筆記用具やポストイット、ストップウォッチ、お菓子、飲み物などが考えられます。

（６）当日のアジェンダとタイムテーブルを決める
当日のアジェンダやタイムテーブルを決めます。
決定したアジェンダとタイムテーブルは事前にミーティング参加者に連携しておきます。

当日のアジェンダの運用例

オフサイトミーティングでは、詳細なアジェンダを準備しておくことが成功のポイントになります。
参考にアジェンダの運用例を紹介します。

（１）議題
議題としては、リーダーのビジョン提示、課題の発見や分析、チームのパフォーマンスに関する議論などが上げられます。

（２）各セッションの目的とゴール
目的とゴールとして例えば、リーダー指針を理解する、課題に対する戦略・目標を決める、チームの改善点を3つ挙げるなどがあるでしょう。

（３）ミーティング手法
ミーティング手法としては、少人数の作業を伴う会議、ブレインストーミング、パネルディスカッション、質疑応答、ゲームなどがあげられます。

（４）各セッションの時間
各セッションを45分から最大2時間までとすればよいでしょう。

（５）事前準備に必要な作業
事前準備に必要な作業があれば、会議運営担当者やチームで準備をして、オフサイトミーティング当日を迎えるよう手配します。

ファシリテーターは中立的かつポジティブに

アジェンダは、オフサイトミーティングの目的と整合性がとれていることが重要です。
また、ファシリテーターはオフサイトミーティングの成功のカギを握ります。
当日ファシリテーターは、中立的かつポジティブにふるまい、参加者が議論に参加できるように雰囲気づくりを心掛けます。

まとめ

・企業が自社の方向性を決める重要な意思決定を行うのに、今注目されている会議手法としてオフサイトミーティングがある。
・オフサイトミーティングを成功させるためには準備が必要で、
「目的とゴールを明確にする」　「予算を決める」　「参加者と開催日時、役割分担を決める」
「会場と食事の予約をする」　　「備品を調達する」「当日のアジェンダとタイムテーブルを決める」
という6つのプロセスを踏む必要がある。
・オフサイトミーティングでは、詳細なアジェンダを準備しておくことが成功のポイントになる。

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